Woortmann Notarissen verwerkt persoonsgegevens in de rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG).
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (d.w.z. van ontvangen en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:
- Basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht, het bedrijf waar u werkt of uw functie
- Contactgegevens zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres
- Aanvullende persoonsgegevens zoals identiteitsbewijs, geboortedatum, nationaliteit en huwelijkse staat
- Financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer
- Technische gegevens, zoals uw IP-adres, het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt
- Alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen
2. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld als u ons een opdracht voor juridische of fiscale dienstverlening geeft, als u onze website bezoekt, een formulier op onze website invult, bij ons solliciteert, uw visitekaartje aan ons geeft of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact met u.
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij of van derden in het kader van een zaak die wij behandelen, via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) of uit openbare bronnen en websites.
3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
In alle relaties die wij aangaan, zijn persoonsgegevens nodig om uiteindelijk de best mogelijke dienstverlening en samenwerking te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Juridische of fiscale dienstverlening
Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de betreffende opdracht (verlenen van juridisch of fiscaal advies, opstellen van een notariële akte, indienen van een belastingaangifte).
Nakomen van wettelijke verplichtingen en (beroeps)regels
Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor notarissen geldende regelgeving en beroepsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen.
Marketing- en businessdevelopmentdoeleinden
Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie, publicaties of uitnodigingen. Dat doen wij ook om de relatie met onze partners, leveranciers en overige relaties te onderhouden.
Gebruik en verbetering van onze website
Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, kunnen wij gegevens gerelateerd aan het bezoek aan onze website verzamelen en analyseren.
Tevredenheidsonderzoeken
Wij vinden het belangrijk om te weten wat u van onze dienstverlening vindt. Daarom kunnen wij u na afronding van een opdracht uitnodigen om een klanttevredenheidsonderzoek in te vullen. Ook kunnen wij u na een bezoek aan een van onze events een uitnodiging sturen om het betreffende event te beoordelen.
Sollicitaties en recruitment
Om uw sollicitatie te kunnen behandelen, vragen wij om uw persoonsgegevens. De gegevens die u met ons deelt, bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Als wij in de toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. Dat zal dan maximaal één jaar zijn.
4. Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?
Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:
- Voor de uitvoering van een overeenkomst
- Vanwege een wettelijke verplichting
- Met uw toestemming
- Vanwege een gerechtvaardigd belang
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:
- Om onze juridische en fiscale diensten te kunnen verlenen, bijvoorbeeld bij het voeren van een gerechtelijke procedure, om een notariële akte op te kunnen stellen of om een belastingaangifte in te dienen
- Om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, bijvoorbeeld een registratie in het kadaster of een melding bij een toezichthouder
Derde partijen met wie we uw persoonsgegevens indien nodig delen, zijn bijvoorbeeld externe leveranciers die wij inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring, (bijvoorbeeld ICT-leveranciers of een vertaalbureau).
Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken, zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG. Als een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens ons, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de AVG. Met niet-verwerkers worden indien nodig ook schriftelijke afspraken gemaakt, zoals privacyconvenanten.
Als een van onze externe leveranciers persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, dan zal onze schriftelijke overeenkomst met hen passende maatregelen omvatten, meestal standaard contractbepalingen.
Als wij gebruik maken van Google Analytics, doen wij dat op een privacyvriendelijke manier: wij sluiten dan een verwerkersovereenkomst met Google, uw IP-adres wordt geanonimiseerd en wij delen de gegevens niet met Google.
6. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd.
Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.
7. Hoe zijn de persoonsgegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.
Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op.
8. Welke rechten heeft u?
U kunt de persoonsgegevens die wij van u verwerken inzien. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen als de gegevens niet (langer) juist zijn, of als de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.
Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.
Ook heeft u het recht om eventuele vragen in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).
9. Contact met ons opnemen
Als u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u (schriftelijk) contact met ons opnemen.
Omdat wij deze verklaring van tijd tot tijd kunnen aanpassen, raden wij u aan om deze pagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van de wijzigingen.